El siguiente artículo contiene las claves que necesitas para convertirte en un Organizador de Eventos experto. Obtendrás herramientas imprescindibles y estrategias para diferenciarte en esta profesión y conocerás de primera mano el know how (saber hacer) de un evento exitoso en el contexto cubano: la Semana del Emprendimiento.

Qué es y qué hace un Organizador de Eventos

Es el profesional encargado de planificar, coordinar y ejecutar todo tipo de eventos, ya sean conferencias, congresos, ferias, lanzamientos de productos, fiestas corporativas, festivales, entre otros. Su objetivo principal es garantizar el éxito, desde la concepción de la idea hasta la evaluación final.

Dicho en términos de éxito: es el albacea de los sueños y expectativas, el responsable de transformar los deseos en hechos impresionantes y, luego, impactar en las emociones. Solo así un evento se convierte en algo imperecedero.

Esta misión requiere de un meticuloso trabajo que incluye la observación, alto grado de creatividad, constancia en la planeación y respeto de los tiempos.

La profesión del organizador de eventos no es una novedad. Desde los tiempos antiguos en Grecia y Roma se celebraban las primeras ferias y exposiciones. Uno de los primeros eventos importantes fueron los Juegos Olímpicos en la antigua Grecia, ciertamente memorables miles de años después.

Históricamente, los eventos se han reservado para altas esferas de la sociedad, pero también han evolucionado conforme a esta y a las nuevas maneras de comunicar tanto desde el arte y la cultura, como desde las esferas sociopolíticas y empresariales.

Esperado es que, en la era digital, el ámbito de los eventos viviera igualmente una revolución. Ya no son propiedad exclusiva de una pequeña élite ni de un ámbito cultural específico.

Para ser un Organizador de Eventos pueden estudiarse carreras afines al marketing, relaciones públicas, la comunicación o el diseño. No obstante, un experto deberá tener una formación multidisciplinar, así como una visión holística y estratégica. Se deduce, por tanto, que el estudio, actualización y conocimiento cultural deberá ser integral y continuo.

En el ámbito empresarial, un evento podrá tener impacto sobre las ventas, otorgará visibilidad, mejorará la reputación y posicionamiento del negocio, organización, o entidad que decida realizarlo. En un organizador deberán descansar las responsabilidades de realzar los objetivos que cada cliente tenga con el evento.

Las principales responsabilidades de un Organizador de Eventos incluyen:

• Investigar y analizar las necesidades y deseos del cliente o la organización.
• Trabajar en la conceptualización. 
• Desarrollar una estrategia integral de evento.
• Gestionar el presupuesto y los recursos necesarios.
• Coordinar y supervisar todos los aspectos logísticos.
• Promocionar y comercializar el evento.
• Gestionar el equipo de trabajo y los proveedores.
• Evaluar los resultados y generar informes.

¿Cualquiera puede ser un buen Organizador de Eventos?

Si bien un evento pequeño puede parecer una tarea sencilla, los organizadores sabemos bien lo ruidoso que resulta escuchar esta calificación “sencillo”. Se requiere de habilidades, capacidades y conocimientos específicos para obtener el éxito. 

Sigue leyendo, pues la fórmula para convertirte en todo un profesional comienza por este ABC.

Domina habilidades blandas

• Gestión del estrés: La organización de eventos es una tarea estresante que requiere mantener la calma ante imprevistos y saber gestionar la presión.

• Ser proactivo: Capacidad de anticipación, priorización de tareas y gestión del tiempo para coordinar todos los detalles.

• Resolución de problemas e improvisación: Han de ser ágiles y creativos, e improvisar soluciones ante cambios o contratiempos inesperados.

• Habilidades comunicativas y empatía: Clave para la negociación, para tratar con distintos perfiles (clientes, proveedores, patrocinadores, etc.).

• Pasión y creatividad: Disfrutar del trabajo, ser apasionados y tener una mente creativa es imprescindible para diseñar experiencias únicas e innovadoras.

• Trabajo en equipo y liderazgo: Es fundamental, pues los eventos se realizan gracias a la intervención de un equipo multidisciplinario que hay que saber guiar y liderar.

• Capacidad de planificación, organización, gestión y ejecución: Sí habrá que simultanear muchísimas tareas, delegar, supervisar y ejecutar, es por ello que no exageramos cuando estas cuatro capacidades deberán realizarse de forma impecable.

Domina las herramientas que mejor se adapten a tu entorno de trabajo

Hoy día existe una variedad de eventos, tipologías y diseños enormes. Igualmente las herramientas digitales de trabajo son tan variadas que pueden resultar abrumadoras. En el contexto cubano aún más, pues debemos estudiar primero si permiten ser usadas desde nuestro país, o con cuáles restricciones nos podemos tropezar, por ejemplo, si estamos obligados a utilizar las versiones gratuitas.

Para elegir las aplicaciones imprescindibles, evalúa su utilidad. Los recursos más útiles para el Organizador de Eventos deberán cumplir igualmente con funcionalidades integrales, como mismo ya vimos, será una actitud propia del organizador:

• Aplicaciones de coordinación, comunicación y colaboración (ej. Trello, Click up, Discord, WhatsApp, Telegram, Slack).
• Aplicaciones de diseño y creatividad (ej. Canva, Inshot, Capcut, Adobe).
• Herramientas online colaborativas (ej. Google Workspace: Drive, Slides, Spreadsheet, Calendar).
• Aplicaciones para email marketing (ej. Hubspot, Brevo). 
• Soluciones de transmisión y producción de eventos (ej. Youtube Live, Google Meet, Streamyard).
• Analíticas y métricas de eventos (ej. Google Analytics, Youtube Analytics, Google Forms, estadísticas de redes sociales).

¿Cuál es la clave para destacar como Organizador de Eventos?

En el mundo actual, donde el tiempo es un recurso valioso, la planificación y ejecución exitosa de eventos es un desafío significativo. Desde reuniones corporativas hasta celebraciones familiares, cada ocasión requiere una coordinación meticulosa y una atención al detalle impecable. 

Es aquí donde entra en juego el papel crucial de un organizador de eventos profesional: ofrecer garantías, desde la logística hasta la experiencia del invitado. La misión deberá ser obtener el éxito memorable y libre de estrés.

Como mismo funciona en el universo del marketing, el organizador será un buen creativo, va a destacar si genera valor, si se distingue del resto, deberá encontrar su océano azul. Toma nota de las siguientes maneras en la que puedes lograrlo:

1. Especialízate en un nicho o tipo de evento. Enfócate en dominar un área específica, como eventos corporativos, sociales, culturales o deportivos. Esto te permitirá posicionarte como experto y ofrecer un servicio más personalizado.

2. Construye una sólida red de contactos. Establece relaciones con proveedores, influencers, medios de comunicación y otros profesionales del sector. 

3. Utiliza herramientas y tecnologías avanzadas. Mantente actualizado sobre las últimas tendencias y herramientas en la organización de eventos, como plataformas de gestión, aplicaciones móviles y soluciones de realidad virtual.

4. Sorprende a tu cliente con capacidad innovadora. Aunque pueda parecer que repites patrones porque te dedicas a un tipo de evento específico, rompe los esquemas y organiza eventos auténticos. 

5. Destaca por tu excelencia en la ejecución. Enfócate en brindar una experiencia excepcional a tus clientes, cuidando cada detalle y superando sus expectativas.

6. Construye una marca personal sólida. Desarrolla una imagen de marca coherente, una presencia online atractiva y una reputación de calidad en el sector.

Trazarte una estrategia va a permitir que encuentres dónde colocar el punto de mayor atención o valor que podrás aportar. Desarróllala y haz que tu cliente sienta y sepa que contratarte ha sido su mejor decisión. 

Especializaciones dentro del Organizador de Eventos

La especialización es realmente cercana al nivel experto. 

Así como hay empresas que buscan un Organizador de Eventos que pueda hacer de todo, pensando que puede abordar múltiples tareas simultáneamente, también hay un creciente número de profesionales que se dedican a áreas específicas dentro de esta profesión.

La especialización te permite llegar a las necesidades exactas que tendrá tu cliente ideal, podrás conocerlas de antemano y dominar las posibles soluciones a imprevistos ya ensayadas, estudiadas y valoradas.

Un organizador de eventos especializado difícilmente deje escapar un detalle fuera de la planificación. En el orden de la creatividad y conceptualización sabrá eficientemente las ideas que mejor podrán funcionar. 

Aquí te presento algunas esferas destacadas:

Especialización por sectores

En la organización de eventos conocer a fondo el sector en el que opera tu cliente te brinda una ventaja competitiva significativa.

Imagina que estás organizando un evento para una empresa cubana del sector tecnológico. Si ya tienes experiencia y conocimientos previos en esta industria, entenderás mejor las necesidades y expectativas de tus clientes. Además, podrás establecer conexiones más sólidas con proveedores y colaboradores relevantes en ese ámbito.

La MIPYME líder en el sector tecnológico, Guajiritos SRL, celebró su segundo aniversario con un evento que exigió conocer a detalle la visión y los valores intrínsecos de la empresa: El Big Bang Guajiritos es un excelente ejemplo de cómo la especialización y el profundo conocimiento de la industria fueron claves para el éxito de esta aventura. El valor innovador del evento hizo destacar a la empresa por su esencia vanguardista y su compromiso con la tecnología de avanzada.

El evento Bing Bang Guajiritos no fue una simple fiesta de aniversario, fue una experiencia inmersiva que fusionó lo último en tecnología y el marketing con un concepto creativo y atrevido. Desde el diseño visual del evento, las instalaciones de mapping y realidad aumentada, hasta el guion estructurado para sorprender con los nuevos lanzamientos de la marca. Cada detalle fue cuidadosamente diseñado para sorprender y deleitar a los asistentes.

Al comprender profundamente las tendencias y desafíos del sector tecnológico, pudimos crear un evento verdaderamente relevante, para el cual conectar con los mejores proveedores de servicio dentro del universo tecnológico y del arte fue primordial, así como llevar una planificación y coordinación máxima para gestionar permisos del gobierno y patrocinios.

Especialización por tipo de evento

La organización de eventos abarca una amplia gama, desde bodas, aniversarios y conferencias, hasta ferias comerciales y lanzamientos de productos. Cada tipo de evento tiene sus propias características, audiencias y objetivos específicos. Por lo tanto, especializarse en un tipo particular te permite dominar las particularidades y exigencias de ese nicho.

Por ejemplo, puedes especializarte en la organización de bodas, donde debes ser experto en gestionar detalles emocionales y logísticos para crear experiencias memorables para los novios y sus invitados.

O bien puedes enfocarte en la organización de eventos de comunicación, donde es crucial coordinar agendas, dominar la tecnología, diseñar una promoción eficiente, manejar equipos de especialistas y de ponentes, así como garantizar una ejecución impecable del programa. 

Tienes disponible un artículo sobre 11 claves que hicieron de El Pitch Festival un evento único, y ahora podrás escudriñar este para obtener el know how de otro evento exitoso: la Semana del Emprendimiento.

El know how de otro evento exitoso: la Semana del Emprendimiento

Como todo evento que aspira a ser recordado deberá tener su propia identidad y creatividad conceptual. Este es quizás una de las partes del proceso que más se disfrutan, es la hora de soñar y echar a andar la imaginación.

Vienen las lluvias de ideas, los mapas mentales, las reuniones con el equipo experto y con el cliente. 

Muy cuidadosamente y basado en las aspiraciones, deseos y necesidades se eligió Naming y el concepto de este Evento: Una fiesta para el emprendedor cubano que incluyera entrenamientos, conferencias, charlas, juegos, concursos y networking. 

Así se ideó la Semana del Emprendimiento, evento de la Embajada Británica y OnCubaNews, organizado por La Penúltima Casa: representado a nivel visual por un origami que conceptualmente marcó toda una alegoría: el paso a paso, la concentración, el trabajo en equipo, la constancia, el aprendizaje, la creatividad, el crecimiento personal y empresarial fueron estándares distinguidos de esta experiencia híbrida enriquecida entre el espacio virtual y presencial.

Ciertamente la Semana del Emprendimiento desde su diseño visual fue considerado ya un evento auténtico. 

Posteriormente tuvimos un gran reto: crear, desarrollar y gestionar, en apenas 21 días, el entorno virtual en el que recibimos el registro de casi 700 participantes y ocurrió la transmisión de cada conferencia, magistralmente diseñada por expertos en áreas de comunicación, marketing, desarrollo personal, responsabilidad social empresarial, conocimiento legal, gestión de finanzas y fondos. 

Igual reto representó simultanear la planificación y gestión de una, no menos ambiciosa, jornada de clausura para este gran evento. Al tiempo que cada pauta iba siendo lograda, los imprevistos y contratiempos como la lenta conexión, el poco tiempo de planificación o cortes de electricidad, también debimos solucionarlos impecablemente.

Siendo el tiempo un factor determinante, el calendario y cronograma de tareas a realizar con fechas exactas de entrega, fue primordial.

Una vez listo el concepto y la planificación, nos quedaba diseñar el programa del evento, ocuparnos de toda la parte promocional tanto en el espacio virtual como para el presencial.

Toda la parte que corresponde al diseño del evento exige una alta capacidad creativa y el elemento secreto: enamorarte de la experiencia. 

El programa debía ilustrar a partir de las conferencias, pero también de los juegos, entrenamientos, intercambios y charlas, una coherencia completamente amalgamada con el branding. 

Si un origami era nuestro identificador, pasearíamos por un universo creativo e inspirador, los invitados eligieron pequeñas figuras de papel que guiaron su participación en el evento: o navegaron en barcos de papel o volaron junto a mariposas de colores; acción esta que, sin dudas, marcó este camino hacia el disfrute y el aprendizaje.

El programa del evento jugó un poderoso papel integrador, fomentando las alianzas y el networking estructurado. Su alcance holístico estuvo dado, no solo por orientar actividades hacia el desarrollo profesional del emprendedor, sino hacia la educación en sentido general para cuidar nuestro entorno de cara al planeta en el que crecemos. 

El relanzamiento del Premio Emprendedor del Año suscitó verdadero interés en la audiencia, así como la exposición de aplicación a fondos llevada a cabo por coordinadores de embajadas y centros. El Pitch Exprés en una cabina telefónica inglesa impactó entre los ejercicios de presentación de negocio más divertidos. En un entorno atractivo y desenfadado, natural y fresco, se jugó a simular la incubación de un negocio y a valorar el aporte de las empresas para el cuidado y preocupación con relación a los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS). Para cerrar, cada participante dejó su huella en el mural del emprendimiento; muchos empresarios volvieron a ser niños, pues ofrecimos materiales escolares y diversos para intervenir un gran muro, desde la creatividad y la inspiración que les regaló el evento.

Como ves, el desarrollo conceptual de esta semana de evento condicionó que los detalles de corte logístico y de producción fueran meticulosamente cuidados para obtener un resultado impecable.

Los accesorios y la decoración de cada espacio cumplieron un rol funcional, más allá de lo simple y bonito, asegurándonos de no dejar vacío de significación ni uno solo de los rincones de la Residencia Británica. Lo colorido de los cubos de los ODS, así como la alargada mesa de picnic decorada con materiales manuales y cojines.

El equipo multidisciplinario que nos acompañó tanto en el diseño y la ejecución como liderando los juegos y entrenamientos es también parte de la clave del éxito de este evento. 

Nuestro equipo, ágil en capacidades creativas, tecnológicas, de diseño, de comunicación y organización, marcó la diferencia para ofrecer la unicidad que esta experiencia requirió. 

Ahora bien, hay una segunda línea imprescindible en el panorama de este juego y se trata de actores especialistas en dirección audiovisual, prensa y ambientación; así como los panelistas, profesionales, centros educativos y diplomáticos, que nos acompañaron para completar las puntas de un equipo estrella.

Pieza clave en el diseño: Carácter híbrido del evento

Los eventos híbridos son la especialidad de La Penúltima Casa, e implican que tienen un componente presencial y otro virtual, ambos con igual nivel de significación e importancia. Ante el deseo de nuestro cliente de llevar el aprendizaje y la celebración del Día del Emprendedor a todo el país y la problemática de no poder hacerlo con un solo evento presencial, se manejaron sobre el tablero varias ideas aglutinadoras y de alcance para todos, usando el desarrollo de las tecnologías a nuestro favor: 

• Desarrollo del evento online para superar las barreras geográficas. Hubo personas registradas de todas las provincias del país.
• Garantías de seguimiento y acceso a cada una de las conferencias dejándolas grabadas. Puedes encontrarlas aquí.
• Completamente gratuito, para garantizar el máximo de asistentes interesados y el acceso de quienes cuentan con menos recursos.
• Video colectivo construido con mensajes de motivación de emprendedores y empresarios de todas las provincias del país.
• Clausura presencial con una jornada interactiva y networking estructurado, asegurándonos de aportar el mayor valor.
• Embajador de marca, siendo el embajador británico mismo quien lanzó la convocatoria, en un video con casi 25K vistas.

El cierre

Podría pensarse que el final del evento llega cuando el reloj marcó las 6:00 p. m. y se da por terminada la jornada presencial. Pues para que esta fórmula de un evento exitoso funcione, no se termina aquí. 

La única manera en la que podrás superarte y llegar a ser todo un experto en la organización de eventos es evaluando tu propia experiencia. 

Análisis

Ahora vamos nuevamente al inicio: ¿Recuerdas cuando mencionamos herramientas y aplicaciones de utilidad para la coordinación, planificación y ejecución de un evento x?

Pues bien, en algunos casos podrás utilizarlas para extraer datos, ofrecer informes, reportes, números y estadísticas de este evento que te ha tomado tanto sacrificio, entrega y esfuerzo realizar. 

El análisis del desempeño te permitirá identificar áreas de mejora y oportunidades para futuros eventos. Apóyate en Google Analytics o herramientas específicas de encuestas y feedback, y recopila la mayor cantidad de datos sobre efectividad del evento y satisfacción de los participantes.

Cuando tengas todos los datos, cruza información y convierte los reportes e informes en un documento de análisis profundamente útil, tanto para ti como para tu cliente.  

https://www.instagram.com/p/C7UxkIUvJn8/

¿Cuánto cobra un Organizador de Eventos?

Determinar tarifas y precios justos para tus servicios como Organizador de Eventos puede ser un desafío. Lógicamente entran a jugar muchísimos factores y lamentablemente la respuesta no es única ni sencilla o estándar, aunque sí resulta bien interesante echar un vistazo a algunos puntos:

Tu experiencia: Ya sea que estés comenzando en esta profesión o cuentes con alguna trayectoria, asegúrate de poder evaluar tu desempeño y sentirte seguro de ti, de las soluciones que puedes aportar a tu cliente. Lógicamente el cúmulo de una experiencia ya sea reflejada en años, en la cantidad o complejidad de los eventos estará impactando directamente en tus costos. 

El alcance y complejidad del evento: El factor tiempo de planeación podrá ser un indicador que te ayude si de complejidad se trata: no resulta igual de retador planificar un evento con meses de antelación o en 20 días. Tampoco podrá valorarse igual un evento dinámico compuesto por muchos detalles en su coordinación, a uno con un abc dominado y estudiado. 

El mercado y la competencia en tu área geográfica: Si el mercado objetivo tiene un alto poder adquisitivo y el concepto del evento aspira a transmitir ciertos valores o premisas, los proveedores de servicios como catering, entretenimiento y decoración, probablemente, cobrarán tarifas más altas, tu cliente elevará su grado de exigencia y el nivel de planeación es también elevado, pues podrían tomarse precauciones como, por ejemplo, ensayos, pruebas de alimento, etc., que van a incidir directamente sobre tu tiempo, doble de planeación y coordinación. 

Por otro lado, en áreas urbanas con una amplia oferta de proveedores, los costos pueden ser más competitivos y tener tarifas excesivamente elevadas podría sacarte del mercado. Aquí lo esencial es hacer una valoración justa, aterrizada y presupuestar adecuadamente para ofrecer un servicio acorde a las expectativas del cliente.

Costos operativos. El organizador de un evento al ser la persona con mayor responsabilidades en el desarrollo del propio evento necesitará incurrir en gastos de transportación, alimento, gestión o coordinación propios del nivel de operatividad que se espera. Asegúrate de incluir estos costos en tu cotización. 

Valor que aportas a tus clientes. Posiblemente este sea uno de los puntos más interesantes, ya que es el que apunta directamente a tu capacidad integral: desde la creatividad hasta el desarrollo máximo de tus habilidades blandas. Si transmites a tu cliente confianza y tranquilidad, ya estará aportando valor: Si además cumples la promesa de ofrecer un evento único y distinguido, el valor aportado irá más allá de la frontera temporal del evento, y habrá que evaluar impactos importantes a mediano y largo plazo. Si hablamos de un evento corporativo, por ejemplo, el valor podrá recaer directamente en un impacto positivo en las ventas, en la confianza que los clientes de tus clientes puedan tener con la marca, en aumentar y solidificar la cartera de proveedores de tus propios clientes.

El Organizador de Eventos en Cuba

La profesión de Organizador de Eventos está experimentando un crecimiento significativo en Cuba, a medida que las organizaciones y empresas reconocen la importancia de eventos bien planificados y ejecutados para su imagen y reputación. 

El crecimiento va aparejado igualmente a la creciente digitalización y el acceso masivo a internet, especialmente a las redes sociales, las cuales han impulsado el desarrollo de múltiples eventos.

Vemos también muchas marcas y empresas que están desarrollando la gestión de sus propios eventos con éxito y existe un aumento considerable de profesionales y emprendimientos dedicados a estos servicios. Sin duda, esto consolidará nuestra profesión y aportará mayor valor.

Me atrevería a afirmar en nombre de los Organizadores de Eventos de Cuba que estamos satisfechos con este auge y desarrollo, aunque también ansiosos por ver los caminos de alianzas y colaboraciones que nacerán, pues aún queda mucho camino por recorrer y barreras que pasar.

Un último tip

Es preciado entender que un evento bien organizado no es una celebración efímera, me gusta definirlo como un lienzo en blanco donde dejamos nuestra huella, donde se tejen historias. Así que no solo organices un evento, crea un tesoro imperecedero que perdure en el tiempo y la memoria de todos los involucrados.

¿Te apoyarías en este artículo para planificar tu próximo evento? Compártelo con tus colegas si crees que vale la pena leerlo.

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