En la mañana del día 2 de marzo, Radio Reloj, la emisora de radio más importante de Cuba, anunciaba en vivo que El Pitch Festival había acabado de comenzar. Durante el resto de ese día y al siguiente, diez conferencistas de siete países transitaron por las pantallas de más de 500 usuarios inscritos.

Tres días después, el Embajador Británico en La Habana daba la bienvenida —y quizás por primera vez su residencia fue el espacio tomado por un evento de un emprendimiento cubano y no de la embajada— a El Pitch Festival en su modalidad presencial, afirmando la importancia de la comunicación digital en Cuba para estimular la economía y el emprendimiento.

El Pitch Festival tuvo el lema “Marketing, Comunicación digital y Emprendimiento en un solo lugar” y, ciertamente, logró aunar múltiples nacionalidades, inscritos de más de 15 países (los registrados de la mayoría de estos países eran cubanos de la diáspora) y de todas las provincias de Cuba, en un mismo evento.

Si crees que lograr un evento así es imposible en Cuba, acá te dejamos 11 pistas que lo hicieron posible.

1. Planificación

El Pitch Festival tuvo una primera edición en 2021, un festival online en medio de la pandemia que cerró la primera temporada del podcast El Pitch, con conferencistas de 4 países y apoyo de 7 marcas. Su planificación fue tan dura que pensamos no realizarlo más. Sin embargo, dos años después, El Pitch Festival era algo que podíamos hacer no solo online, sino también en persona, teniendo en cuenta que sigue sin haber en Cuba espacios para conectar desde los ámbitos de la comunicación y el marketing aplicados al emprendimiento, y hechos desde el sector privado.

Así que el evento se comenzó a planear en agosto de 2023, primero muy idealmente, con pequeñas lluvias de ideas que desembocaron en un planteamiento de proyecto estratégico. Este proyecto, documento que rige cada una de las acciones dentro de La Penúltima Casa y El Pitch, contenía objetivos, públicos meta, descripción de actividades, fechas tentativas, canales, impacto inmediato y a largo plazo, y presupuesto.

El proyecto, documento flexible que se modificó en múltiples ocasiones, agregando nuevas acciones, nombre, eslogan y otros elementos; constituyó la columna vertebral de El Pitch Festival.

2. Coordinación internacional

Quienes están y trabajan en Cuba muchas veces se sienten aislados de lo que ocurre en la región y en el mundo. Es un país poco explorado y a la vez desarticulado de profesionales, negocios y espacios internacionales. Es por ello que uno de los objetivos de El Pitch Festival era conectar quienes están en Cuba con lo que se hace en otros lugares. 

Para ello, necesitábamos un equipo internacional. Luke Tierney, CEO de la compañía de marketing digital Eco D2C en Colorado, Estados Unidos, fue parte del proceso de creación del evento. Desde su área, invitó colegas del ámbito y luego viajó hasta La Habana desde la semana previa al inicio. No solo su coordinación fue clave, también generó muchas de las acciones que se desarrollaron en el festival.

Luke, además, conectó otro nodo del proceso organizativo: Manuela Cortés. Marketer colombiana residiendo en Buenos Aires y host del podcast The Programmatic Digest en español, fue capaz de enlazar los temas del festival con perfiles diversos de expertos conectados con ella a través de LinkedIn. Así conseguimos increíbles speakers no solo de Estados Unidos, también de Argentina, Colombia, República Dominicana, México, Guatemala y Venezuela.

En total, contando Cuba y sin salir de ella, tuvimos representantes de ocho países en una especie de coordinación multinacional.

3. Recursos materiales, financieros y patrocinios

Algunas de las cosas que hicimos fueron gratis, como nuestros increíbles speakers que ofrecieron sus conocimientos ad honorem. Sin embargo, un proyecto como este involucra una inversión considerable de recursos financieros.

Entre los costos principales valorados desde el inicio estaban las herramientas informáticas con las que trabajaríamos, las aplicaciones y materiales de diseño, el catering, el boleto de los organizadores a La Habana, los espacios donde haríamos el evento online (equipo de trabajo) y presencial, los honorarios de los colaboradores, y luego se fueron sumando otros muchos sobre la marcha.

Para poder hacerlo posible, fue clave el apoyo de numerosas marcas, aliados como la Embajada Británica y el restaurante Le Chansonnier, que nos dieron sus espacios para trabajar; Made in Cuba Events en las decoraciones; Plan H con los vinos; Parranda con cerveza que utilizamos en regalos y para degustar en el evento presencial; Tropipay, SuperMarket23, KO Minimercado, Mercatoria y Jibaro con regalos a participantes y además con sus productos; Duyos Cuba que nos hizo humidores personalizados para los invitados; Almaceo que ofreció la mayoría de la mercha y aplicaciones de diseño como el gigante photocall que colocamos en la Residencia; Emporia que se lució gestionando las redes de @elpitch.podcast; OnCuba News desde la cobertura de prensa; y otras marcas colaboradoras como Arcade con sus novedosas gafas de VR y Pilares Construcciones dejándonos t-shirts para los regalos.

4. Equipo de trabajo

Este punto quizás se sobreentiende pero mencionarlo es esencial. No se hace un diseño de marca, aplicaciones y material educativo y publicitario sin una dirección de diseño y manos especializadas en el área, como mismo no se hace toda la logística, conceptualización y estructura sin perfiles expertos en planeación de eventos, aportados por As de Sueños, compañía especializada en el ámbito.

Además de la comunicación digital, desde nuestro equipo interno había un perfil que englobaba y supervisaba toda la comunicación offline, relaciones públicas y marketing del festival. A esto sumamos colaboradores en temas informáticos, de coordinación y realización audiovisual.

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El trabajo en equipo, desglosado por funciones de trabajo, fue fundamental para crear y ejecutar acciones en paralelo, y organizar cada una de las dimensiones del evento.

5. Agilidad e independencia

Trabajar en el ámbito privado, con estructuras simples en La Penúltima Casa, nos permite tomar decisiones de forma ágil, modificar sobre la marcha y negociar con numerosos aliados a la vez.

Uno de los principales obstáculos de muchos eventos empresariales, y que afecta la experiencia de sus beneficiarios, es no poder moverse una vez que toman determinadas decisiones. En el caso de El Pitch Festival, sin renunciar a la idea principal, fuimos acomodando y ajustando según lo que íbamos consiguiendo.

Por poner un ejemplo, al conseguir la sede de la Residencia Británica para el evento presencial, creamos un ambiente para que las actividades encajaran ahí y no al revés. No forzamos a la Residencia a que se adaptara a las actividades del evento, sino que potenciamos sus fortalezas, como los diferentes espacios internos y externos a la casa, el jardín y sus elementos, para brindar una experiencia fluida y con acceso de los participantes a sus diferentes áreas, además de una disposición que abarcara cada salón y espacio disponible.

6. Entendimiento de problemas y necesidades de la audiencia

En muchos lugares se hacen eventos a diario y la mayoría de ellos no son relevantes. Lo que hace un evento relevante en todo caso es su utilidad para la audiencia a la que va dirigido. 

Hacer El Pitch Festival fue un ejercicio de autoconocimiento, de mirar hacia adentro las necesidades de profesionales del ámbito de la comunicación y el marketing, y emprendedores y organizaciones en el país. ¿Cuáles son sus principales problemas? ¿Qué les falta? ¿Qué necesitan? ¿De qué manera les apoyaría un espacio como este?

La necesidad de conocer sobre herramientas del mundo del marketing y la comunicación digital, desde realidades foráneas, con perspectivas y referentes distintos a los nuestros, es una constante. Apenas se hacen eventos hacia el sector de la comunicación y el marketing desde el emprendimiento, aún menos en nuestro país.

Por otro lado, conectarse, conocerse y generar espacios colectivos para trazar redes entre quienes hacemos este trabajo, ayuda a fortalecer un sector que necesita de la continua innovación para desarrollarse.

7. Diseño único

Una cosa teníamos clara: las actividades de El Pitch Festival no son iguales a las de ningún otro evento. Hacemos evento online entre YouTube y Telegram, porque es una fórmula que encontramos desde la primera edición para que la audiencia no consuma tantos datos de internet, y también porque la infraestructura precaria del servicio de internet en Cuba imposibilita mantener una transmisión continua.

Nuestros conferencistas no son profesores, no son gente que viene de la academia ni de las empresas estatales en Cuba a pretender enseñar sobre negocio o marketing. Son profesionales destacados y con buenas prácticas en lo que hacen, trayendo visiones distintas a nuestra realidad y nuevas ideas para innovar. 

El evento presencial tuvo gente diversa, paneles simultáneos, representaciones diplomáticas ofreciendo oportunidades, negocios exhibiendo sus productos y varios de ellos ofreciendo la experiencia de probarlos, espacios en inglés y en español, DJ y música reparto.

Quizás no lo más convencional, pero sí diferente a cualquier evento corporativo.

8. Novedades: ¿qué es lo que más suena ahora en el marketing?

Nos hicimos esta pregunta durante la preparación de El Pitch Festival, y respondí sin dudar: Inteligencia Artificial. Justamente, La Penúltima Casa estaba siendo parte de una academia de IA de periodismo en su primera edición para medios latinoamericanos. 

Aprovechamos nuestra experiencia utilizando la IA más el aprendizaje de esta academia, para crear el Concurso MarketingAi, que proponía a los concursantes crear un producto o solución que tributara a un objetivo de marketing a través de una o más herramientas de inteligencia artificial. 

Así, el concurso no solo fue el primero que se realiza sobre Inteligencia Artificial en el país, también constituyó una oportunidad para mostrar cómo los profesionales del ámbito trabajan con estas herramientas a pesar de sus limitaciones en Cuba. Sus premiaciones las hicimos durante el evento presencial, al que fueron invitadas las ganadoras, y todas las aplicaciones presentadas fueron expuestas de manera pública en nuestro blog.

9. Más allá de los patrocinios, colaboraciones y alianzas

Una de las principales fortalezas del festival fue cómo logró aunar diferentes personas, marcas, medios y organizaciones a su alrededor. Las alianzas son un componente esencial en el trabajo de comunicación y en el emprendimiento, y también facilitaron la propuesta de El Pitch Festival.

Pudiéramos resaltar acá influencers y creadores de contenido en redes sociales que siempre están dispuestos a colaborar y ser parte de las iniciativas de La Penúltima Casa, o las misiones diplomáticas que accedieron a presentar sus oportunidades de superación y movilidad, la comunidad de podcasters presentada, o cada persona y marca que se nos acercó a preguntar cómo podía colaborar o que nos presentó a un potencial aliado.

A ello también sumamos los diferentes medios de comunicación que se hicieron eco de las propuestas de El Pitch Festival, generando artículos, entrevistas o reportajes. Algunos de ellos fueron: IPS, Excelencias News, Prensa Latina, Radio Enciclopedia, Radio Habana Cuba, Radio Taíno, Negolution, Cubahora, Juventud Rebelde y Radio Reloj, además de los patrocinados en OnCuba News.

10. Branding

El Pitch Festival, desde el branding, no fue trabajado como un evento. En sí mismo contenía, de hecho, dos eventos (online y en persona). Desde el principio, en nuestro equipo de diseño le dimos connotación de marca, y es una cualidad que imprimimos a casi todo lo que hacemos. El carácter marcario le otorga independencia y pregnancia, además de fortalecer su propuesta de valor.

Es por ello que una de las primeras acciones fue diseñar su identificador visual, eslogan, tipografía (que coincide con La Penúltima Casa y El Pitch como elemento conector), gama cromática, aplicaciones y su correspondiente moodboard con publicaciones para las redes sociales.

Toda la mercha, incluyendo t-shirts, llaveros, pines, gorras, credenciales, fue un trabajo coherente que le otorgó fuerza al evento e, incluso, muchas de las cosas que hicimos, siguen siendo demandadas por la audiencia. Las frases como: “Te pasas el día en Instagram”, “Mi Spotify solo tiene podcasts”, “El horno no está para TikTok” o “Dame un mojito con marketing”, fueron algunos de los lemas creados exclusivamente para El Pitch Festival y sus diferentes audiencias. Hay más, que sacaremos próximamente.

11. Diversidad y accesibilidad

Pareciera que cuando se habla de empresas, marketing, negocios, nos referimos a personas blancas, con traje y corbata y casi todas de género masculino. Al menos así lo anuncian la mayoría de convocatorias a eventos, con una visualidad enfocada hacia lo corporativo como serio, inaccesible y diciendo “usted”.

El Pitch Festival pretendió romper, en la medida de lo posible, con ese estereotipo. Para ello, hicimos una cuidadosa selección de participantes, incorporando negocios en etapas iniciales y medias, y profesionales destacados pero con poco reconocimiento en el país. Asimismo, su evento online constituyó una oportunidad para acercarnos a audiencias fuera de la capital, lugar donde se concentran la mayoría de oportunidades y recursos. El resultado de esto fue que tuvimos inscritos de todas las provincias del país.

Como parte del trabajo para garantizar el acceso de forma inclusiva, el festival se realizó de forma íntegramente gratuita, y costeamos el saldo de internet de más de 60 personas inscritas que lo necesitaban para poder acceder, sobre todo, a las conferencias en YouTube.

Los países de los conferencistas fueron diferentes, al igual que sus realidades y proyectos, y cada uno preparó su presentación de forma personalizada para la audiencia cubana. Por último, las personas más activas durante el evento online fueron también invitadas a participar en la modalidad presencial en la Residencia Británica de La Habana.

Conclusiones

Hacer un evento de este tipo en Cuba requiere mucho esfuerzo, sobre todo porque intenta romper con otros modelos de eventos ya transitados dentro y fuera de nuestro contexto. Si bien hubo varios elementos a mejorar, como garantizar un mayor acceso desde fuera de La Habana o mayor tiempo de convocatoria, su mayor satisfacción es lograr una marca distinta, diversa y profesional sin perder el toque de cercanía, generando un impacto positivo en sus audiencias.

El Pitch Festival conectó audiencias cubanas con profesionales foráneos, trajo numerosas herramientas e inspiró el trabajo desde la comunicación y el marketing en el emprendimiento.

Todo desde un solo lugar.