Guía para hacer un boletín digital interno
Conciso y atractivo, el boletín interno es un espacio de información privilegiado entre los medios existentes al interior de las organizaciones. En él confluyen la organización y sus trabajadores, en una especie de conversación institucional que los comunicadores gestionan periódicamente.
Constituye, además, un método eficaz de motivación. Las secciones dedicadas a homenajear a quienes han sido más destacados en el trabajo, o a los fundadores, siempre cuentan con una excelente acogida.
Sus funcionalidades lo convierten en una de las más utilizadas herramientas en los entornos laborales y goza de buena salud en las organizaciones y empresas cubanas. Sin embargo, como sabemos, la comunicación no va de transmitir mensajes, informar y emitir.
Hacer un boletín interno y decir que estamos cumpliendo porque nuestro mensaje llega a los públicos es, cuando más, conformarse con un trabajo a medias. Esta idea se refuerza si tomamos en cuenta el contexto tecnológico actual, donde los trabajadores tienen acceso a diferentes medios y redes sociales en las que, incluso, pueden crear sus propios canales de comunicación empresariales.
Hacer un boletín interno y decir que estamos cumpliendo porque nuestro mensaje llega a los públicos es, cuando más, conformarse con un trabajo a medias.
El boletín, entonces, emerge como espacio de construcción conjunta y diálogo. Situar a los individuos en el centro de la comunicación, siendo esta herramienta un puente de contacto entre la organización y sus trabajadores, y poniendo en equilibrio las necesidades de información de estos últimos con las de la máxima dirección, es imprescindible para lograr un mínimo de interés e identificación con sus contenidos.
¿Qué nos proponemos con el boletín?
Sí, es una vía de tránsito para la información oficial sobre lo que acontece en nuestras organizaciones. Pero además, nos servirá para facilitar la integración entre diferentes áreas, potenciar la identidad corporativa, socializar los propósitos misionales, trabajar los valores y la cultura organizacional en general. Sus contenidos deben tener la más estricta veracidad, para que sea considerado como una fuente creíble y formal.
¿Por dónde empezar?
Esto depende de si hay un boletín interno actualmente o si, por el contrario, crearemos uno desde cero.
En el primero de los casos, diría que se impone un pequeño diagnóstico entre los trabajadores, que nos sirva para señalar puntos fuertes y débiles de la herramienta.
¿Cuántos lo leen?
¿Qué secciones prefieren?
¿Constituye una fuente de información creíble?
¿Qué no les parece bien?
¿Se sienten identificados o partícipes?
¿Qué propuestas harían en cuanto a forma y contenidos?,
son algunas de las interrogantes que pueden ofrecer una idea de cómo optimizarlo.
Si, por el contrario, partimos de cero, una encuesta con el criterio de los trabajadores y sus necesidades de información, es un buen punto de inicio. Es necesario que los comunicadores conozcan mucho sobre la organización para la que trabajan: su cultura, sus códigos y flujos, sus espacios de comunicación formal e informal, sus voceros y líderes. Todo ello influirá en cuestiones como el estilo, la instantaneidad y la calidad de las informaciones. Su credibilidad depende de nuestra gestión.
El proyecto
Redactar un proyecto que trace las directrices básicas del boletín es nuestro siguiente paso, cuando ya tenemos claras todas las ideas.
Algunas de estas cuestiones son:
Aunque esta no es una guía definitiva, sí contiene puntos clave (pueden existir otros que me esté dejando) a tener en cuenta para desarrollar de manera coherente y planificada este medio en la organización.
Con respecto al diseño, si existe un profesional en el equipo de trabajo, mucho mejor. En caso contrario, hay plataformas que pueden ayudarnos con plantillas de uso fácil e intuitivo. Hasta Office tiene esta funcionalidad, es solo cuestión de ajustar estas plantillas al diseño que queremos y listo.
Es importante tener en cuenta que su utilización no implica sustituir otras maneras de comunicar, sino que las complementa. Es una herramienta más que contribuye a la consecución de los propósitos que nos planteamos dentro del área de comunicación. Por eso, gestionarlo aun de manera efectiva no es suficiente para, por ejemplo, generar sentido de pertenencia o fortalecer el clima laboral.
Constituye, por así decirlo, una de las tácticas dentro de la estrategia.
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